Cílový koncept – když analýza ERP projektu zůstane jen na papíře
Rozešli jsme se v chvíli, kdy byl zahájen projekt a začala detailní analýza. Za sebe musím říci, že nejsem příznivcem rozsáhlých analýz tohoto druhu (ač souhlasím, že existují projekty, které je potřebují). Tento projekt ale naprosto dokonale demonstroval důvody, proč byla analýza neužitečná a proč nevznikl skutečný cílový koncept, ale jen dokument pro ochranu dodavatele.
Analýza psaná dodavatelem pro dodavatele
Vedením a zpracováním analýzy byla samozřejmé pověřena stejná společnost, která dodává ERP. Již na začátku je tedy jasné, že bude vypracována dle potřeb dodavatele a rezignuje se na jakoukoliv snahu o nezávislý pohled na věc. Jelikož zákazník neměl žádné analytiky nebo konzultanty, svěřil provádění analýzy plně do rukou dodavatele.
Za zákazníka se analýzy účastnili lidé z provozu. Špičkoví odborníci na výrobu nebo dopravu. Jenže neměli zkušenosti, znalosti ani školení k tomu, aby byli rovnocennými partnery analytikům a pomohli definovat cílový koncept.
Dalším problémem byla motivace. Lidé, byli vytrženi od své práce a firma byla zorganizována velmi efektivně, uživatelé skutečně neměli přehršle volného času, aby odpovídali na otázky, jejichž významu nerozuměli, vysvětlovali věci, které byli z jejich pohledu naprosto základní a nechápali, proč je konzultanti neznají a nebylo jim jasné, k čemu celé ty diskuse jsou. Samozřejmě, práci, která jim za tu dobu utekla museli dohnat na svůj úkor. Takže, konzultanti se snažili pochopit a popsat základy procesů, které se jim snažili vysvětlit lidé, kteří nikdy procesy nikomu nevysvětlovali a byli dost nerudní, že to musí dělat.
Dokument místo cílového konceptu
Výsledek je naprosto logický. Vznikl dokument o 130 stranách, který se snažil popsat pochopení procesů konzultanty, nicméně jádrem nebyl skutečný proces, ale představy konzultantů o něm. To bylo doplněno popisem standardních funkcí systému, aby bylo lze je bezpracné dodat a prohlásit za vyžádané.
Za 1.5 milionu korun a 5 měsíců zpoždění si zákazník zaplatil dokument, jehož hlavním cílem bylo ochránit dodavatele až se zjistí, že dodaný produkt nepokrývá potřeby zákazníka. To není mimořádná situace, ale obvyklý výsledek takto pojaté analýzy. Jinými slovy – papírově vznikl cílový koncept, ale v praxi to byla jen iluze.
Malá perla: v sekci financí v popisu konsolidace jsem nalezl perlu: „Eliminace není součástí konsolidace“… Jelikož konzultanti nebyli schopni zjistit, jak se provádí tato část procesu, prosté si do analýzy napsali větu, která je ochrání před nedodáním… naprosto kritické součástí procesu.
Akceptace bez čtení
Nyní již zbývalo poslední, akceptace analýzy a zahájení prací. Konzultanti hrdé představili Steering Comitte 130 stránkový dokument, a požádali o jeho akceptaci. Management odsouhlasil, že byl splněn termín a rozpočet, a rozeslal onen 130 stránkový dokument ke schválení lidem, kteří se účastnili analýzy.
Ti už toho měli víceméně plné zuby, analýza pro ně byl jiný název pro ztrátu času a víceméně bez čtení dokument odsouhlasili.
K mému překvapení se našlo oddělení, které proti části analýzy protestovalo – a to konkrétně IT, které zjistilo, že dodavatel zapomněl popsat některé z integrací. Zde dodavatel udělal velmi klasický manévr, nabídl IT roli na práci na integracích. IT, do té doby se cítící ohroženo a proto kritické k implementaci se tímto nechalo velmi snadno… přesvědčit.
Cílový koncept jako hra
A tak jsme tu měli všechno: dokument, schválení, projektový plán. Jen ne skutečný cílový koncept, který by dával projektu smysl. Místo toho se hrálo divadlo, v němž šlo spíš o ochranu dodavatele než o přípravu cesty k úspěchu.
Nyní už je vše připraveno – scénář napsán, herci nalíčeni, diváci usazeni. Je čas sehrát hru.
Quartex Praha: cílový koncept jako skutečný základ
V Quartexu věříme, že cílový koncept není alibi pro dodavatele, ale základní kámen úspěšného ERP projektu. Pokud má mít smysl, musí vzniknout jako realistický popis procesů a požadavků firmy, ne jen jako seznam funkcí systému.
Proto vždy klademe důraz na zapojení zkušených analytiků i klíčových uživatelů, aby cílový koncept nebyl prázdný dokument, ale skutečný obraz toho, jak má firma po implementaci fungovat.
A co je možná ještě důležitější – nestojíme jen na straně dodavatelů. Firmy si nás mohou najmout i jako konzultanty na jejich straně. V takovém případě pomáháme řídit implementaci z pohledu zákazníka. Hlídáme cíle, procesy i integrace tak, aby projekt nejel podle scénáře dodavatele, ale podle toho, co opravdu potřebuje firma.
👉 Přemýšlíte o novém ERP projektu?
www.quartex.cz/BC
👉 Máte již vybraného dodavatele a potřebujete pomoci na vaší straně ? www.quartex.cz/outsorcing
30 let s ERP – 5. díl
Petr Kunetka
CEO Quartex Praha
26.8.2025
Cílový koncept – když analýza ERP projektu zůstane jen na papíře
Rozešli jsme se v chvíli, kdy byl zahájen projekt a začala detailní analýza. Za sebe musím říci, že nejsem příznivcem rozsáhlých analýz tohoto druhu (ač souhlasím, že existují projekty, které je potřebují). Tento projekt ale naprosto dokonale demonstroval důvody, proč byla analýza neužitečná a proč nevznikl skutečný cílový koncept, ale jen dokument pro ochranu dodavatele.
Analýza psaná dodavatelem pro dodavatele
Vedením a zpracováním analýzy byla samozřejmé pověřena stejná společnost, která dodává ERP. Již na začátku je tedy jasné, že bude vypracována dle potřeb dodavatele a rezignuje se na jakoukoliv snahu o nezávislý pohled na věc. Jelikož zákazník neměl žádné analytiky nebo konzultanty, svěřil provádění analýzy plně do rukou dodavatele.
Za zákazníka se analýzy účastnili lidé z provozu. Špičkoví odborníci na výrobu nebo dopravu. Jenže neměli zkušenosti, znalosti ani školení k tomu, aby byli rovnocennými partnery analytikům a pomohli definovat cílový koncept.
Dalším problémem byla motivace. Lidé, byli vytrženi od své práce a firma byla zorganizována velmi efektivně, uživatelé skutečně neměli přehršle volného času, aby odpovídali na otázky, jejichž významu nerozuměli, vysvětlovali věci, které byli z jejich pohledu naprosto základní a nechápali, proč je konzultanti neznají a nebylo jim jasné, k čemu celé ty diskuse jsou. Samozřejmě, práci, která jim za tu dobu utekla museli dohnat na svůj úkor. Takže, konzultanti se snažili pochopit a popsat základy procesů, které se jim snažili vysvětlit lidé, kteří nikdy procesy nikomu nevysvětlovali a byli dost nerudní, že to musí dělat.
Dokument místo cílového konceptu
Výsledek je naprosto logický. Vznikl dokument o 130 stranách, který se snažil popsat pochopení procesů konzultanty, nicméně jádrem nebyl skutečný proces, ale představy konzultantů o něm. To bylo doplněno popisem standardních funkcí systému, aby bylo lze je bezpracné dodat a prohlásit za vyžádané.
Za 1.5 milionu korun a 5 měsíců zpoždění si zákazník zaplatil dokument, jehož hlavním cílem bylo ochránit dodavatele až se zjistí, že dodaný produkt nepokrývá potřeby zákazníka. To není mimořádná situace, ale obvyklý výsledek takto pojaté analýzy. Jinými slovy – papírově vznikl cílový koncept, ale v praxi to byla jen iluze.
Malá perla: v sekci financí v popisu konsolidace jsem nalezl perlu: „Eliminace není součástí konsolidace“… Jelikož konzultanti nebyli schopni zjistit, jak se provádí tato část procesu, prosté si do analýzy napsali větu, která je ochrání před nedodáním… naprosto kritické součástí procesu.
Akceptace bez čtení
Nyní již zbývalo poslední, akceptace analýzy a zahájení prací. Konzultanti hrdé představili Steering Comitte 130 stránkový dokument, a požádali o jeho akceptaci. Management odsouhlasil, že byl splněn termín a rozpočet, a rozeslal onen 130 stránkový dokument ke schválení lidem, kteří se účastnili analýzy.
Ti už toho měli víceméně plné zuby, analýza pro ně byl jiný název pro ztrátu času a víceméně bez čtení dokument odsouhlasili.
K mému překvapení se našlo oddělení, které proti části analýzy protestovalo – a to konkrétně IT, které zjistilo, že dodavatel zapomněl popsat některé z integrací. Zde dodavatel udělal velmi klasický manévr, nabídl IT roli na práci na integracích. IT, do té doby se cítící ohroženo a proto kritické k implementaci se tímto nechalo velmi snadno… přesvědčit.
Cílový koncept jako hra
A tak jsme tu měli všechno: dokument, schválení, projektový plán. Jen ne skutečný cílový koncept, který by dával projektu smysl. Místo toho se hrálo divadlo, v němž šlo spíš o ochranu dodavatele než o přípravu cesty k úspěchu.
Nyní už je vše připraveno – scénář napsán, herci nalíčeni, diváci usazeni. Je čas sehrát hru.
Pokračování: 6. díl
Quartex Praha: cílový koncept jako skutečný základ
V Quartexu věříme, že cílový koncept není alibi pro dodavatele, ale základní kámen úspěšného ERP projektu. Pokud má mít smysl, musí vzniknout jako realistický popis procesů a požadavků firmy, ne jen jako seznam funkcí systému.
Proto vždy klademe důraz na zapojení zkušených analytiků i klíčových uživatelů, aby cílový koncept nebyl prázdný dokument, ale skutečný obraz toho, jak má firma po implementaci fungovat.
A co je možná ještě důležitější – nestojíme jen na straně dodavatelů. Firmy si nás mohou najmout i jako konzultanty na jejich straně. V takovém případě pomáháme řídit implementaci z pohledu zákazníka. Hlídáme cíle, procesy i integrace tak, aby projekt nejel podle scénáře dodavatele, ale podle toho, co opravdu potřebuje firma.
👉 Přemýšlíte o novém ERP projektu?
www.quartex.cz/BC
👉 Máte již vybraného dodavatele a potřebujete pomoci na vaší straně ? www.quartex.cz/outsorcing
Tagy:
Nejnovější příspěvky
Kategorie
Štítky